La gestión de obras puede ser una verdadera pesadilla cuando el proyecto tiene plazos ajustados, presupuesto excedido y la calidad comprometida. 

Si alguna vez te has sentido abrumado tratando de controlar todos los detalles, sabes cuánto la falta de organización y la gestión ineficiente pueden retrasar y encarecer la obra. 

¡Pero calma, no necesitas sufrir solo! He traído una guía práctica con 7 pasos esenciales para enfrentar estos desafíos, simplificar la gestión y garantizar que la obra se entregue a tiempo, con calidad y dentro del presupuesto. ¿Vamos?

7 pasos prácticos para mejorar la Administración de Obras

1. Planificación continua y estratégica

La base de una obra bien hecha comienza con una planificación sólida. Es importante definir metas claras y establecer un cronograma detallado, considerando todos los recursos necesarios, como materiales, profesionales del campo y finanzas. 

El levantamiento minucioso de cada elemento permite que los gestores de obras anticipen posibles desafíos y aseguren que todo esté dentro de lo esperado. La planificación debe ser flexible, adaptándose conforme el progreso para evitar retrasos en la construcción e imprevistos.

Además, la comunicación entre todos los involucrados en el proyecto es esencial para garantizar que la planificación se mantenga alineada. Los ajustes pueden ser necesarios y es importante seguir constantemente el avance de la obra, con la ayuda de software como nuestro Visi. 

Conoce algunas funcionalidades: 

1. Presupuesto realista y control financiero riguroso

Un presupuesto de obras realista y un control financiero riguroso son fundamentales para garantizar que una construcción termine a tiempo, sin pérdidas y dentro de lo planeado.

Todo comienza con un presupuesto bien elaborado, que debe ser lo más preciso posible. Esto significa considerar todos los costos involucrados, desde materiales y mano de obra hasta transporte, tasas, licencias e incluso EPIs. También es importante incluir una reserva de emergencia.

Nada de estimaciones vagas: es esencial basar los valores en cotizaciones reales con proveedores confiables y planificar los costos del equipo con claridad, teniendo en cuenta cargas, horas extras y posibles variaciones.

Durante la ejecución de la obra, es necesario seguir los gastos en tiempo real para garantizar que todo continúe dentro de los límites.

Monitorear el flujo de caja con frecuencia permite comparar lo que se ha planeado con lo que se está ejecutando, facilitando ajustes antes de que eventuales desviaciones se conviertan en grandes problemas. 

También es fundamental mantener la disciplina en los pagos, evitando desembolsos fuera del cronograma o sin factura, lo que compromete la organización financiera del proyecto. 

Y claro: negociar siempre es una buena práctica. Buscar mejores plazos y condiciones con proveedores, especialmente en compras recurrentes o de alto valor.

• Aprende más: Control de obras: qué es, importancia y cómo hacerlo

1. Organización del cronograma y seguimiento

La organización de un cronograma eficiente comienza con la definición clara de cada etapa de la obra, donde las responsabilidades y tareas de cada miembro del equipo están bien delineadas. 

Es importante detallar cada fase y establecer plazos específicos para garantizar el cumplimiento de los objetivos y una buena administración de obras. 

Utilizar checklists para seguir el progreso es una excelente manera de mantener el control, identificando rápidamente cualquier fallo o retraso. Aquí en nuestro software Visi, las personas que gestionan las obras pueden crear checklists personalizados.

El seguimiento constante del cronograma permite ajustes rápidos para corregir problemas antes que se conviertan en mayores, previniendo impactos en el costo y en la entrega al cliente.

1. Gestión y motivación de los equipos

Otro punto muy importante es la motivación del equipo. Crear un ambiente de trabajo seguro, donde los profesionales se sientan valorados y respetados, eleva la productividad del grupo. 

Cuando todos tienen un propósito común y saben el impacto de su trabajo en el éxito de la obra, la entrega se vuelve más eficiente y sin imprevistos. 

La seguridad también no puede ser olvidada, ya que, además de promover bienestar, reduce riesgos y garantiza el progreso sin paradas inesperadas.

1. Control riguroso de materiales y logística

Sigue los materiales desde la solicitud hasta el uso, evitando desperdicios. Organiza bien el campo de obras para facilitar el almacenamiento y el movimiento de insumos y trabajadores. 

El control de materiales es lo que asegurará la economía de la obra y el cumplimiento de los plazos.

1. Comunicación eficiente y transparente
    

Crea procesos claros para que la información circule como debe ser. La comunicación eficiente evita fallos, conflictos y retrasos. Cuando todos saben lo que está sucediendo, las decisiones son más rápidas y asertivas.

En este punto, Visi puede ayudar mucho, ya que esta plataforma centraliza en un único lugar las imágenes del campo tomadas con cámaras de 360 grados o drones (y quedan vinculados al plano), videos, apuntes y mucho más. Todo esto mejora en un 100% el intercambio de información con el equipo. 

Además, monitorear el rendimiento constantemente, reconociendo los avances y corrigiendo problemas de forma rápida, es esencial para que la obra siga sin retrabajos. Algo que se puede hacer con la ayuda del tablero de Visi. 

1. Enfoque en la calidad y seguridad

La calidad y la seguridad deben ser prioridades en todas las fases de la obra. Invierte en formaciones, cumple con las normas técnicas y de seguridad, porque los accidentes, además de perjudicar al equipo, traen costos y retrasos.

En este punto, Visi también puede ayudar. La herramienta INsight Safety garantiza la protección del equipo al detectar rápidamente la ausencia de equipos de seguridad, previniendo accidentes en el campo de obras. 

Además, es posible generar informes detallados sobre el uso de EPIs, lo que facilita el seguimiento de la conformidad y contribuye a un ambiente de trabajo aún más seguro.

¡Garantiza 100% de control sobre el progreso de tu obra!

¿Quieres mejorar la gestión de tu proyecto y tener total visibilidad de cada etapa de la ejecución? Con Visi, de Construct IN, puedes monitorear el progreso de la obra en tiempo real, identificar posibles cuellos de botella y tomar decisiones más rápidas y efectivas.

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