Para muchos gestores de obras, la falta de una visión clara sobre el cronograma físico-financiero puede generar retrasos, sobrepresupuesto y hasta la paralización del proyecto. 

Entonces, esta solución surge para evitar esos problemas. Ayuda a cumplir los plazos y a que los recursos, tanto humanos como financieros, sean bien asignados. 

En este artículo, exploraremos en detalle qué es el cronograma físico-financiero y cómo implementarlo de manera eficaz para evitar sorpresas desagradables en su proyecto.

¿Qué es el cronograma físico-financiero?

El cronograma físico-financiero es una herramienta de gestión que combina la planificación de las etapas de la obra con los costos de cada una de ellas.

Básicamente, funciona como un gráfico que muestra el progreso de la obra y los gastos a medida que se van concluyendo las etapas.

Esta herramienta es esencial para el gestión del sitio de construcción y está prevista en la norma 13531/2017 de la ABNT.

En resumen, responde a dos preguntas importantes: ¿Qué se va a hacer? ¿Y cuánto y cuándo se gastará?

4 cosas que permite el cronograma físico-financiero:

1. Control presupuestario: 

Monitorear los gastos en relación al presupuesto planeado, identificando desviaciones y permitiendo acciones correctivas

2. Gestión de flujo de caja: 

Prever las necesidades de recursos financieros a lo largo del proyecto, garantizando la disponibilidad de caja para el pago de proveedores, mano de obra y otros costos;

3. Seguimiento del progreso de la obra: 

Evaluar el desempeño del proyecto en relación al cronograma, identificando retrasos y permitiendo la toma de decisiones para optimizar el tiempo de ejecución.

4. Toma de decisiones: 

Proporcionar información precisa y actualizada para la toma de decisiones estratégicas, como la asignación de recursos, la negociación con proveedores y la reprogramación de actividades.

Componentes esenciales del cronograma físico-financiero

Un cronograma físico-financiero completo debe incluir los siguientes componentes:

1.  EAPs

Las Estructuras Analíticas del Proyecto (EAPs) se dividen en dos partes: una para las actividades de la obra y otra para los costos.

La EAP Física organiza el proyecto en etapas, actividades y tareas, ayudando a entender qué necesita hacerse y en qué orden. Crea una lista con todos los elementos.

La EAP de Presupuesto, por su parte, es responsable de definir cuánto dinero será necesario para cada fase y actividad. Garantiza que los costos estén distribuidos correctamente durante la obra. Deja un espacio para 

En resumen, cada tarea de la EAP física tiene un valor definido en la EAP de presupuesto, que muestra cuánto se gastará en cada etapa.

2. Horario de actividades: 

Este es el momento en que determinarás el tiempo de duración promedio estimado para cada tarea del proyecto. También es cuando deberías listar cuál es el orden en que sucederá cada actividad. 

3. Presupuesto detallado

Estimación de costos para cada actividad, incluyendo los costos directos (materiales, mano de obra, equipos) y los costos indirectos (gastos generales, administración, seguros).

4. Creación del cronograma físico-financiero

Si aún no tienes un software para ayudarte a elaborar este cronograma físico-financiero, puedes hacer una tabla con la siguiente información. Cada elemento debe estar en una columna: 

• Actividades, organizadas en orden de ejecución;

• Duración de cada actividad en días;

• Previsión de inicio y fin de cada tarea;

• Valor estimado para cada actividad;

• Porcentaje de cada actividad en relación al costo total de la obra.

Mejores prácticas para la implementación del cronograma físico-financiero

Para garantizar la eficacia del cronograma físico-financiero, es importante seguir las mejores prácticas:

1. Utilizar un software de Gestión de Proyectos: 

Un software de gestión de proyectos puede automatizar muchas de las tareas involucradas en la elaboración y el seguimiento del cronograma físico-financiero, como la creación de la EAP, la lista de actividades, la asignación de recursos, la estimación de costos y la generación de informes.

2. Involucrar al equipo del proyecto: 

Involucrar al equipo del proyecto en la elaboración del cronograma físico-financiero, asegurando que todos estén al tanto de los objetivos, actividades y plazos del proyecto.

3. Monitorear el progreso regularmente: 

Para garantizar que la obra esté en el camino correcto, es importante monitorear regularmente el progreso, comparando el desempeño real con el planeado e identificando cualquier desviación. 

Una manera eficaz de hacer esto es utilizando el software de gestión de obras y captura de la realidad de Construct IN.

Permite seguir el avance de la obra en tiempo real y ofrece un módulo de cronograma donde puedes importar la planificación realizada en MS Project o Excel. Así, es posible verificar rápidamente si hay retrasos.

4. Actualizar el cronograma físico-financiero

Reflejando los cambios en el alcance, los recursos, los costos o los plazos del proyecto.

5. Comunicar los resultados: 

Para todas las partes interesadas, permitiendo que tomen decisiones informadas.

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Con el software de captura de la realidad de Construct IN, podrás monitorizar cada etapa en tiempo real, verificar rápidamente si la planificación se está siguiendo e identificar posibles retrasos antes de que se conviertan en problemas.

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